Một văn phòng cần bố trí đầy đủ số lượng vị trí ngồi cho nhân viên; đồng thời phải có các thiết bị, đồ dùng cần thiết. Đây là không gian làm việc tập thể như vẫn cần sự riêng tư. Văn phòng sẽ đồng hành cùng sự phát triển của công ty.
Vậy nên, khi bố trí văn phòng, các doanh nghiệp thường lên kế hoạch rất cẩn thận. Bạn có thể tham khảo cách bố trí văn phòng làm việc của các công ty tại TPHCM dưới đây. Hy vọng bài viết này mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
Không gian văn phòng hiện đại và truyền thống; Sự khác biệt là gì?
Văn phòng ngày nay thường rộng rãi hơn và được trang bị các tiện nghi hiện đại giúp tăng năng suất. Không gian văn phòng hiện đại được thiết kế để thúc đẩy sự sáng tạo, hợp tác và hiệu quả . Chúng thường có thiết kế không gian mở, ánh sáng tự nhiên và các tiện nghi hiện đại như WiFi tốc độ cao, công nghệ hỗ trợ, bố cục màu sắc hợp lý tiện ích hỗ trợ nhiều và mang đến cảm giác thư giãn. Văn phòng làm việc hiện đại ngày nay còn hướng đến sức khỏe cũng như sự hạnh phúc của nhân viên.
Ngược lại, văn phòng truyền thống yêu cầu nhân viên phải chia sẻ không gian làm việc và thường có thiết kế khép kín , môi trường làm việc ồn ào và ánh sáng tự nhiên không lý tưởng. Văn phòng truyền thống thường là những ô làm việc ngột ngạt, thiếu tiện nghi hiện đại và không khuyến khích sự hợp tác.
Thế nào là một văn phòng linh hoạt?
Trước hết, bạn có thể thắc mắc, văn phòng linh hoạt là gì? Văn phòng linh hoạt là một loại môi trường làm việc với mục tiêu chính là sự linh hoạt tuyệt đối . Ý tưởng là không có vị trí cố định cho nhân viên như các không gian làm việc truyền thống. Thay vào đó, không gian này khuyến khích mọi người tự do di chuyển trong văn phòng để tìm không gian phù hợp nhất với nhu cầu của họ . Mỗi nhiệm vụ đòi hỏi những môi trường làm việc khác nhau, và văn phòng linh hoạt hướng đến việc đáp ứng nhu cầu đó.
Những văn phòng này có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau, và thực sự phụ thuộc vào những gì doanh nghiệp quyết định đưa vào. Thông thường, những môi trường này hướng đến sự hợp tác, tuy nhiên, cũng có những lựa chọn cho phép bạn làm việc độc lập và riêng tư . Những không gian này mang lại nhiều lợi ích như cải thiện sự hợp tác, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất. Việc chuyển đổi này trong văn phòng của bạn có thể gặp một số thách thức, nhưng đây chắc chắn là một ý tưởng đáng cân nhắc.
Lợi ích của văn phòng kết hợp
Tăng năng suất: Văn phòng làm việc kết hợp có thể là cách tuyệt vời để cải thiện năng suất của nhân viên và giúp công ty của bạn hoạt động trơn tru trong thời kỳ khủng hoảng.
Lịch làm việc linh hoạt: Văn phòng làm việc kết hợp hiện đại mang đến cho mọi người cơ hội có lịch làm việc linh hoạt hơn và vẫn có thể kết nối với công nghệ. Xu hướng văn phòng này là một cách tuyệt vời để đảm bảo các công ty vẫn duy trì năng suất trong thời kỳ khủng hoảng.
Nhân viên thoải mái hơn và ít căng thẳng hơn: Văn phòng làm việc kết hợp hiện đại cũng mang đến cho nhân viên cơ hội làm việc trong vùng an toàn của mình, từ đó nâng cao năng suất và khả năng sáng tạo. Nhân viên có thể cảm thấy ít căng thẳng hơn và thoải mái hơn khi làm việc tại nhà, điều này có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của họ.
Hãy nghĩ đến việc có một môi trường làm việc kết hợp
Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của văn phòng hiện đại là khả năng kết hợp không gian làm việc. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể làm việc tại nhà cũng như tại văn phòng . Điều này có thể mang lại lợi ích to lớn cho các công ty, vì nó cho phép nhân viên làm việc trong một môi trường thoải mái mà họ đã quen thuộc.
Nhiều công ty hiện đang cung cấp trải nghiệm làm việc kết hợp này, vì họ nhận ra rằng nhân viên có thể làm việc hiệu quả tại nhà như tại văn phòng. Với công nghệ hiện đại như hội nghị truyền hình và hệ thống đám mây, nhân viên có thể kết nối với nhóm của mình và tiếp tục làm việc hiệu quả.
Công nghệ cũng đang ngày càng rẻ hơn, và nhiều nhân viên sẵn sàng làm việc từ xa miễn là họ có thiết bị hỗ trợ. Nhân viên cũng có thể giao tiếp tốt hơn với công nghệ hiện đại như hội nghị truyền hình , nghĩa là họ không cần phải có mặt tại văn phòng để mọi người đều có thể nhìn thấy.
Nhược điểm của văn phòng kết hợp
Thiếu Văn hóa Doanh nghiệp: Do thiếu nhân viên làm việc từ xa, văn phòng có thể trở nên buồn tẻ và thiếu sức sống. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa và năng suất của nhân viên làm việc tại chỗ.
Kéo việc làm ra khỏi khu vực nội thành: Với việc áp dụng hình thức làm việc tại nhà, nhiều người lao động đã di cư đến các vùng nông thôn, nơi chi phí sinh hoạt thấp hơn. Xu hướng này đã trở nên rõ rệt đến mức một số thành phố lớn đang phải vật lộn với khó khăn kinh tế trong khi cố gắng tuyển dụng nhân sự cho các vị trí này. Các cộng đồng nhỏ hơn được hưởng lợi từ hình thức làm việc từ xa, tuy nhiên, điều này có thể không đúng với các khu vực lớn và phát triển hơn.
Cách để bạn có một văn phòng làm việc hiện đại.
Phân bố các khu vực phòng ban rõ ràng
Mỗi phòng ban thường có tính chất, nhiệm vụ công việc riêng. Để hạn chế sự ảnh hưởng, làm mất tập trung, văn phòng nên phân tách khu vực phòng ban.
Một văn phòng có sự phân chia các phòng ban rõ ràng giúp tạo nên tác phong làm việc chuyên nghiệp. Đồng thời, bạn cũng dễ hình dung những món đồ nội thất cần thiết cho từng khu vực hơn. Từ đó hình thành nên các phương án bố trí nội thất.
Không dùng một mẫu cho tất cả
Các văn phòng làm việc chuyên nghiệp luôn có sự đồng nhất trong thiết kế. Nhưng việc này không có nghĩa là: dùng một mẫu cho tất cả.
Bạn không thể mang không khí làm việc đến khắp ngóc ngách trong văn phòng. Từ khu vực làm việc đến khu vực pantry đều cùng một phong cách. Hãy để nhà thiết kế thiết kế thi công pantry văn phòng thành quán cafe nhỏ đầy thư giãn.
Ngoài ra, việc chọn đồ nội thất cũng cần chú ý đừng đồng nhất các loại bàn ghế. Chiếc ghế phòng họp và chiếc ghế làm việc là những chiếc ghế khác nhau. Ghế phòng họp thường đơn giản, sang trọng, mang lại cảm giác thư giãn, thoải mái cho người ngồi. Còn ghế bàn làm việc có khả năng điều chỉnh tư thế linh hoạt; giúp giữ tư thế làm việc tốt nhất.
Màu sắc chủ đạo cho văn phòng
Một sai lầm nhiều doanh nghiệp gặp phải khi chọn màu sắc chủ đạo cho văn phòng: chọn theo màu sắc thương hiệu. Màu sắc thương hiệu đôi khi chỉ cần làm điểm nhấn cũng có thể gây ấn tượng mạnh. Bạn không cần bắt buộc nó phải là màu sắc chủ đạo.
Màu sắc chủ đạo rất quan trọng đối với văn phòng một công ty. Bởi màu sắc tác động đến tâm lý của con người. Ví dụ như: màu xanh lam có khả năng làm giảm huyết áp, nhịp tim và hô hấp; giúp con người bình tĩnh, tập trung động não. Thế nên, màu xanh lam thường được lựa chọn cho văn phòng các công ty kỹ thuật, công nghệ, tài chính … Hay màu trắng, màu trung tính, là lựa chọn của nhiều văn phòng nhỏ. Màu trắng phản chiếu ánh sáng, tạo cảm giác không gian rộng hơn, kích thích sự sáng tạo. Tuy nhiên, những bức tường chỉ có màu trắng sẽ mang đến sự thụ động trong cách làm việc.
Hãy tìm hiểu thật kỹ về màu sắc và đưa ra sự lựa chọn phù hợp với tính chất công việc.
Tận dụng ánh sáng ngoài trời
Ánh sáng ngoài trời sáng nhưng không gắt như những bóng đèn điện. Khi làm việc dưới ánh sáng tự nhiên, bạn sẽ không bị mỏi mắt, đau đầu hay căng thẳng. Để tận dụng được nguồn ánh sáng thiên nhiên này, người ta thường:
- Lắp đặt giếng trời trong văn phòng. Phương án này được sử dụng cho những nơi ánh sáng từ cửa sổ không đến được.
- Lắp đặt vách kính cường lực, trồng nhiều cây xanh. Cây xanh sẽ góp phần che chắn giúp làm dịu những khi nắng gắt.
- Sử dụng màu tường sáng để phân tán ánh sáng tự nhiên tốt hơn. Tuy nhiên tránh sử dụng màu sơn bóng gây chói mắt.
Hãy nghĩ về nhân viên của bạn
Một phần quan trọng của thiết kế văn phòng hiện đại là xác định vị trí làm việc của nhân viên. Họ sẽ làm việc tại bàn làm việc hay sẽ cộng tác tại các phòng họp? Nhân viên cần được hỗ trợ để lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất.
Tại nhiều văn phòng hiện đại, những quyết định này được đưa ra bởi các nhà quản lý và lãnh đạo công ty. Họ có thể lựa chọn cung cấp cho nhân viên không gian làm việc hiện đại, cởi mở hơn hoặc dành riêng không gian họp hiện đại cho các nhóm cụ thể.
Nếu có thể, thiết kế văn phòng hiện đại nên bao gồm các tiện nghi hiện đại như phòng tập thể dục và quán cà phê được cải thiện. Nhân viên cảm thấy mình đang đóng góp cho môi trường sẽ hạnh phúc và hài lòng hơn với công việc . Họ thậm chí có thể sẵn sàng làm việc nhiều giờ hơn. Những tiện nghi hiện đại này cũng sẽ cung cấp cho nhân viên không gian họp.
Nghĩ về đồ nội thất
Nội thất là một phần quan trọng trong không gian văn phòng hiện đại. Hãy đảm bảo rằng đồ nội thất bạn chọn thúc đẩy năng suất và sự sáng tạo của nhân viên . Ví dụ, bàn làm việc hiện đại nên chắc chắn và được thiết kế công thái học để tránh chấn thương tại nơi làm việc. Ghế ngồi hiện đại nên có thể điều chỉnh độ cao và hỗ trợ lưng ghế để mang lại sự thoải mái tối đa.
Đồ nội thất nên được thiết kế theo tiêu chuẩn công thái học và bền vững nếu có thể . Ví dụ, khi chọn ghế văn phòng, hãy tìm những loại có thể điều chỉnh được và hỗ trợ lưng nhân viên một cách phù hợp. Bằng cách này, họ sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả trong suốt cả ngày.
Nghĩ về chức năng và tính linh hoạt
Khi thiết kế văn phòng hiện đại, điều quan trọng là phải cân nhắc đến tính năng và tính linh hoạt . Một văn phòng hiện đại phải có khả năng thích ứng với những nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp bạn.
Một cách tuyệt vời để đảm bảo văn phòng hiện đại của bạn linh hoạt và hiệu quả là lập kế hoạch thay đổi. Hãy bao gồm nhiều không gian làm việc khác nhau, chẳng hạn như văn phòng riêng, không gian làm việc chung và khu vực làm việc mở . Điều này sẽ cho phép nhân viên của bạn làm việc trong môi trường phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Mặc dù văn phòng hiện đại có vẻ ngoài bóng bẩy và tối giản, nhưng thường vẫn có nhiều không gian cho việc cá nhân hóa. Việc sử dụng nội thất và trang trí hiện đại có thể làm không gian văn phòng của bạn trở nên sống động và thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên.
Không gian xanh.
Văn phòng xanh luôn là xu hướng của những văn phòng làm việc hiện đại. Không gian làm việc xanh có nhiều tác động đến việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Ngoài ra nó cũng là một trong những giải pháp hiệu quả để tạo ra một môi trường làm việc năng suất giảm căng thẳng.
Công nghệ và công nghệ.
Hiện nay là một thời đại là công nghệ được áp dụng nhiều vào hầu như mọi thứ. Điều gì sẽ tạo nên một không gian làm việc chất lượng và hiệu quả cao ? Công nghệ sẽ giúp hỗ trợ công việc của bạn rất nhiều. Không nhưng thế nó còn làm cho không gian làm việc của bạn trở nên thông thoáng và chuyên nghiệp hơn. Các thiết bị không dây sẽ giúp giảm lượng dây điện trong không gian văn phòng, những thiết bị khác như truyền tính hiệu hình ảnh cho đến những giải pháp lưu trữ dữ liệu đám mây giúp văn phòng bạn không còn tình trạng quá tải về giấy tờ hồ sơ.
Những điều cần tránh khi thiết kế văn phòng hiện đại
1. Công nghệ lỗi thời: Đảm bảo công nghệ trong văn phòng hiện đại của bạn được cập nhật và hiện đại.
2. Không gian khép kín: Một văn phòng hiện đại phải thoáng đãng, có nhiều không gian làm việc chung để nhân viên có thể cùng nhau làm việc.
3. Thiết kế nhàm chán: Một văn phòng hiện đại nên vui nhộn và thú vị, với nhiều cá tính riêng. Nội thất, trang trí và ánh sáng nên phản ánh thương hiệu của bạn và góp phần tạo nên bầu không khí hiện đại cho văn phòng.
4. Quá nhiều đồ nội thất hiện đại: Mặc dù đồ nội thất hiện đại là một điểm nhấn tuyệt vời cho thiết kế văn phòng, nhưng điều quan trọng là đừng quá sa đà vào sự hiện đại.
5. Mua sắm mà không đo đạc trước: Đừng mua đồ nội thất đắt tiền mà không đo đạc chính xác không gian văn phòng của bạn trước. Điều này thường dẫn đến thảm họa, vì đồ nội thất có thể không vừa vặn và sẽ phải trả lại hoặc đổi.
6. Đặt mua đồ nội thất từ nhiều nhà cung cấp khác nhau: Hãy cẩn thận khi đặt mua đồ nội thất từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mặc dù màu sắc có thể giống nhau, nhưng kết cấu hoặc lớp hoàn thiện có thể rất khác nhau.
7. Chạy theo xu hướng thiết kế: Cố gắng đừng quá chạy theo xu hướng. Mặc dù việc giữ cho văn phòng của bạn trông hiện đại và cập nhật là rất quan trọng, nhưng đừng đi quá xa và chọn những phong cách sẽ lỗi thời chỉ sau vài năm.